Auxiliar de gestión documental

MISIÓN/OBJETIVO DEL CARGO
Apoyar a la Gerencia de Gestión Documental en todas las estrategias necesarias que conduzcan a garantizar la adecuada administración, conservación, preservación, recuperación y análisis de la información y demás actividades propias del proceso de gestión documental y gestión de calidad garantizando la seguridad, integridad y acceso eficiente a dicha información.

3. REQUISITOS DEL CARGO
Formación Académica
Técnico, tecnólogo o estudiante de Sistemas de Información, Bibliotecología, Archivística, Administración o afines.
El área académica se puede homologar por 2 años de experiencia en las funciones de su cargo.
Conocimientos - Herramientas
Manejo de herramientas ofimáticas.
Experiencia
Mínimo seis (6) meses de experiencia como auxiliar de archivo, manejo de documentos y digitalización.
Competencias Organizacionales
• Aprendizaje técnico: Es la habilidad para buscar, compartir e interiorizar información útil para la resolución de situaciones, utilizando todo el potencial en la fundación. Incluye la capacidad de capitalizar la experiencia de otros y la propia propagando el know How adquirido.
• Innovación y creatividad: Capacidad para idear soluciones nuevas ydiferentes, dirigidas a resolver problemas o situaciones que sepresentan en el propio puesto, la organización y/o los clientes, con el objeto de agregar valor a la organización.
• Trabajo en equipo: Implica la capacidad de formar parte de un grupo y de trabajar juntos de forma colaborativa permitiendo alcanzar las metas y objetivos organizacionales.
• Liderar con el ejemplo: Capacidad de inspirar a las demás personas para reflejar la visión estratégica y los valores de la fundación a través de un modelo de conducción personal acorde con la ética y motivar a los colaboradores a alcanzar los objetivos planteados con sentido depertenencia y real compromiso.
• Adaptación al cambio: Capacidad para identificar y comprender rápidamente los cambios en el entorno de la Fundación, tanto interno como externo; transformar las debilidades en fortalezas, y potenciar estas últimas a través de planes de acción pendientes a asegurar en el largo plazo la presencia y el posicionamiento de la organización y la consecución de las metas deseadas.
• Calidad y mejora continua: Capacidad para optimizar continuamente los recursos y procesos a través de ideas, enfoques o soluciones por medio de la aplicación de estándares, metodologías y tecnologías.

4. FUNCIONES/ACTIVIDADES DEL CARGO
1. Administrar la documentación física y digital (préstamo y devolución de documentos) y diligenciar los formatos establecidos en la prestación de los servicios de archivo.
2. Hacer controles de calidad sobre el estado actual de las carpetas (físicas y digitales) en cuanto a estado físico y organización interna de la información para garantizar que la documentación se encuentre correctamente archivada.
3. Brindar soporte a las diferentes áreas y proyectos, en cuanto a lineamientos de archivo, de acuerdo el manual de archivo y correspondencia de la organización y el Archivo General de la Nación.
4. Socializar los lineamientos de Gestión Documental a los equipos técnicos, con el objetivo de garantizar la creación, organización interna, archivo, digitalización y transferencia de expedientes que soportan la gestión, registro y trazabilidad documental realizada con cada uno de los beneficiarios o participantes de los proyectos a nivel nacional.
5. Capacitar y orientar a los funcionarios de todos los procesos y regionales de la Fundación con todos los temas relacionados en Gestión Documental.
6. Elaborar cuadros de clasificación, tablas de valoración, tablas de retención y aplicación y programación de la implementación de las mismas.
7. Actualizar y socializar el inventario de colección bibliográfica, digital y audiovisual.
8. Apoyar a la Gerencia en las actividades del Sistema de Gestión de Calidad.
9. Elaborar reportes, informes de estado actual de actividades, cronogramas, planes de acción, y otros pertinentes a la labor, solicitados por la Gerencia del área.
10. Inventariar y actualizar Bases de Datos del Centro Documental.
11. Participar en el análisis de procesos, documentación, procedimientos, propuestas de mejora en el área de Gestión Documental para los diferentes proyectos.

Auxiliar, asistencial y otros

Técnico Laboral

Gestión documental

2 años de experiencia

1 Vacante